Деловое письмо — это официальный документ, который требует соблюдения определенных правил оформления. Грамотно составленное письмо помогает создать положительное впечатление о компании и способствует эффективному деловому общению.
Содержание
Основные элементы делового письма
Стандартное деловое письмо включает следующие части:
- Реквизиты отправителя
- Дата отправки
- Реквизиты получателя
- Заголовок (тема письма)
- Обращение
- Основной текст
- Заключительная часть
- Подпись
- Приложения (если есть)
Правила оформления каждого элемента
Реквизиты отправителя
Укажите полное название организации, юридический адрес, контактные данные (телефон, email, сайт). Если письмо отправляется от имени конкретного сотрудника, добавьте его должность и ФИО.
Дата
Дата оформляется в формате: "15 июня 2023 г." или "15.06.2023". Располагается сразу после реквизитов отправителя.
Реквизиты получателя
Укажите:
- Название компании-получателя
- Должность и ФИО адресата (если известно)
- Почтовый адрес (для бумажных писем)
Заголовок (тема письма)
Тема письма должна кратко отражать его содержание. Например: "О продлении договора №123 от 10.01.2023".
Обращение
Используйте уважительную форму:
- "Уважаемый Иван Иванович!"
- "Уважаемая госпожа Петрова!"
- "Уважаемые коллеги!" (если письмо адресовано группе лиц)
Основной текст
Соблюдайте следующие правила:
- Излагайте мысли четко и лаконично
- Разбивайте текст на абзацы
- Используйте нейтральный деловой стиль
- Избегайте эмоциональных оценок
Заключительная часть
Может включать:
- Выражение благодарности
- Надежду на дальнейшее сотрудничество
- Просьбу о подтверждении получения письма
Подпись
Включает:
- Должность подписанта
- ФИО (полностью или инициалы)
- Контактные данные (по необходимости)
Образец оформления делового письма
| ООО "Компания Пример" 123456, г. Москва, ул. Образцовая, д. 1 Тел.: +7 (495) 123-45-67, email: info@example.com | |
| № 123/45 | 15 июня 2023 г. |
| Генеральному директору ООО "Партнер" Петрову Ивану Сергеевичу | |
| О проведении переговоров | |
| Уважаемый Иван Сергеевич! | |
| В рамках реализации совместного проекта предлагаем провести переговоры 25 июня 2023 года в 15:00 в нашем офисе по адресу: г. Москва, ул. Образцовая, д. 1. | |
| Просим подтвердить ваше участие в переговорах до 20 июня 2023 года. | |
| С уважением, Менеджер по развитию ООО "Компания Пример" Сидорова А.И. Тел.: +7 (495) 123-45-67 (доб. 123) | |
Дополнительные рекомендации
- Для электронных писем сохраняйте ту же структуру, но без указания адресов
- В электронных письмах указывайте тему в соответствующем поле
- Для важных писем используйте уведомление о прочтении
- Сохраняйте копии всех отправленных деловых писем
Ошибки, которых следует избегать
- Использование разговорной лексики
- Отсутствие четкой структуры
- Неуважительный тон
- Орфографические и пунктуационные ошибки
- Избыточный объем текста
Соблюдение этих правил поможет вам создавать профессиональные деловые письма, которые будут способствовать эффективному деловому общению.
